FAQs Versand-Domains

Der Agent Versand-Domains hilft Ihnen dabei, die Zustellbarkeit Ihrer Mailings zu verbessern. Durch die richtigen Einstellungen im Agenten Versand-Domains schaffen Sie die technischen Voraussetzungen dafür, dass Ihre E-Mails tatsächlich beim Empfänger ankommen und nicht als Spam klassifiziert werden.

Eine Internet-Adresse (oder: URL) besteht aus folgenden Teilen:

Eine URL kann eine Subdomain beinhalten, muss es aber nicht.

• Hauptdomain: example.com

• Subdomain: subdomain.example.com

Aus technischen und Performance-Gründen können Sie maximal 50 Domains pro XPRO Inxmail Professional-Mandant nutzen (als Versanddomain oder als Redirect-URL). Sprechen Sie uns an, falls Ihnen die maximale Anzahl nicht ausreicht.

Nur wenn Sie eine Subdomain hinterlegen haben Sie alle Optionen, um die Zustellbarkeit Ihrer Mailings zu optimieren.

Wir empfehlen Ihnen, eine Subdomain einzurichten, die Sie ausschließlich für den Mailversand mit Inxmail Professional nutzen. So vermeiden Sie ungewollte Auswirkungen auf Ihre Hauptdomain und Ihren E-Mail-Verkehr im Alltagsgeschäft.

Die Subdomain, die Sie im Agenten Versand-Domains hinterlegt haben, müssen Sie in den Listeneinstellungen hinterlegen. Nur so können die Einstellungen im AgentenVersand-Domains greifen.

Das Einrichten ist bei jedem Domain Hoster anders. Bitten Sie Ihre IT, die Einrichtung für Sie zu übernehmen und fragen Sie ggf. Ihren Domain Hoster um Hilfe.

Wenn Ihre bisherige Domain eine Subdomain ist, und Sie diese Subdomain ausschließlich für den Versand in Inxmail Professional verwenden, können Sie Ihre bisherige Subdomain im den Agenten Versand-Domainsauthentifizieren und weiterverwenden.

Wenn nicht, sollten Sie eine neue Subdomain anlegen. Nur, wenn Sie Ihre Subdomain für Inxmail Professional von Ihrer Hauptdomain und Ihren Alltags-E-Mails trennen, können Sie sich sicher sein, dass es nicht zu ungewollten Reputations-Wechselwirkungen kommt.

Wir raten Ihnen streng davon ab, Ihre Hauptdomain für den Versand mit Inxmail Professional zu verwenden. Reputationsverluste, die über den Newsletter-Versand entstehen, treffen dann den Kern Ihrer Firma und Marke.

Wie kann ich trotzdem über die Hauptdomain versenden?

Rein technisch ist der Versand über Ihre Hauptdomain in Rahmen von Szenario 3 möglich.

Von Szenario 3 raten wir trotzdem ab. Szenario 3 birgt ein hohes Risiko für Einrichtungsfehler und Reputationsverluste. Die Reputationsverluste sind besonders schwerwiegend, wenn Sie Auswirkungen auf Ihre Hauptdomain und Ihren E-Mail-Verkehr im Alltagsgeschäft haben.

• Intuitiv denkt man: Die Hauptdomain wirkt vertrauenswürdiger auf Empfänger als eine Subdomain.

• Technisch ist genau das Gegenteil der Fall: Wenn Sie über Ihre Hauptdomain versenden, die Sie außerhalb von Inxmail Professional anderweitig nutzen, ist es sehr viel aufwändiger und fehleranfälliger, Ihre Mailings mit DMARC zu authentifizieren. Bei Fehlern in der Einrichtung drohen Ihnen Reputationsverluste.

  Deswegen empfehlen wir Ihnen, eine Subdomain anzulegen, die Sie ausschließlich für Inxmail Professional verwenden. Diese Subdomain können Sie in Rahmen von Szenario 1 oder Szenario 2 einfach und sicher authentifizieren.

  Wieso sollte ich nicht mit Szenario 3 arbeiten?

  Wenn Sie mit Szenario 3 arbeiten, bedeutet dass, dass Sie Ihre E-Mails in Inxmail Professional über eine Hauptdomain versenden. Oder über eine Subdomain, die Sie außerhalb von Inxmail Professional anderweitig nutzen.

  Das bedeutet, sie verwenden dieselbe Domain für verschiedene Versandquellen, z.B:

  • Newsletter

  • Transaktionsmails wie Bestellbestätigungen, Rechnungsbestätigungen

  • Ihre alltäglichen Geschäftsmails.

  Durch diese Vermischung kann es zu großen Reputationsproblemen kommen. Wenn z.B. aus Ihrem Newsletterversand Reputationsverluste entstehen, wirken sich diese Reputationsverluste auch auf ihre Alltags-E-Mails aus.

  Differenziert man dagegen die Mailtypen voneinander, so baut jede Domain ihre eigene Reputation auf, und die Versandquellen stören sich gegenseitig nicht.

  Wieso ist die Einrichtung von Szenario 3 so komplex und fehleranfällig?

  Innerhalb einer Firma gibt es viele Systeme, die in Ihrem Namen E-Mails versenden. Das sind z.B. Job-Portale, Social Media-Dienste oder Akquise-Kanäle. Diese Kanäle existieren oft, ohne dass die IT-Abteilung in Ihrem Unternehmen überhaupt davon weiß. Man spricht auch von Schatten-IT. Nicht alle diese Dienste signieren Ihre E-Mails per DKIM – oder halten sich an die sonstigen technischen Zustellbarkeits-Standards.

  Wenn Sie mit Szenario 3 arbeiten wollen, müssen Sie die DMARC-Policy Ihrer Hauptdomain auf "reject", mindestens aber auf "quarantine" setzen. Dazu müssen Sie sicherstellen, dass alle Systeme, die in Ihrem Namen E-Mails versenden, sich an Ihre Zustellbarkeits-Standards halten. In der Praxis bedeutet das: 

  • Sie müssen komplexe XML-Berichte generieren und auswerten, in denen Sie über IP-Adressen alle Programme und Dienste ermitteln, die in Ihrem Namen E-Mails versenden.

  • Sie müssen mit fremden Dienstleistern kommunizieren und die Dienstleister dazu zwingen, Ihre E-Mails per DKIM zu signieren und sich an Ihre Zustellbarkeits-Standards zu halten.

  Dieser Prozess ist sehr aufwendig und kann je nach IT-Infrastruktur Jahre in Anspruch nehmen.

  Fazit: Das Einrichten einer eigenen Subdomain, die Sie ausschließlich für Inxmail Professional verwenden, ist der einfachste und sicherste Weg, Ihre Domain zu schützen. Nutzen Sie Szenario 1 oder Szenario 2, um diesen Weg zu gehen.

Die DNS-Einträge im Agenten Versand-Domains ermöglichen es Ihnen, Ihre E-Mails über die Inxmail Server zu versenden und Ihre E-Mails trotzdem über Ihre eigene Subdomain zu authentifizieren und signieren.

Hier finden Sie weitere Informationen zu den DNS-Einträgen, die Sie bei Ihrem Domain Hoster hinterlegen müssen:

• DNS-Einträge (Szenario 1)

• DNS-Einträge (Szenario 2)

• DNS-Einträge (Szenario 3)

Das Hinterlegen der DNS-Einträge ist bei jedem Domain Hoster anders. Bitten Sie Ihre IT-Abteilung, die Anpassung für Sie vorzunehmen und fragen Sie ggf. Ihren Domain Hoster um Hilfe.

In Szenario 1 haben Sie langfristig den geringsten Pflegeaufwand. Sie hinterlegen einmalig DNS-Einträge und delegieren damit die Domain an Inxmail. Bei künftigen Änderungen an den Domain-Einträgen übernimmt Inxmail die Anpassungen und Sie haben keine Aufwände.

Zu Szenario 1

Szenario 2 unterscheidet sich in der Art der DNS-Einträge von Szenario 1. Hier setzen Sie CNAME und TXT-Einträge ein. Praktische Konsequenz: Sie sind langfristig selbst verantwortlich für die Pflege und ggf. Aktualisierung Ihrer DNS-Einträge (= keine Domain Delegation).

Was die Auswirkungen auf Ihre Zustellbarkeit angeht, gibt es keinen Unterschied zwischen Szenario 1 und 2. Mit beiden Szenarien sind sie mit Blick auf Ihre Zustellbarkeit gut aufgestellt.

Zu Szenario 2

Szenario 3 sollten Sie nur in absoluten Ausnahmefällen verwenden. Generell raten wir Ihnen davon ab. Bei falscher Einrichtung riskieren Sie Reputationsprobleme, die Einfluss auf Ihre eingesetzte Domain haben.

Zu Szenario 3

Wieso sollte ich nicht mit Szenario 3 arbeiten?

Wenn Sie mit Szenario 3 arbeiten, bedeutet dass, dass Sie Ihre E-Mails in Inxmail Professional über eine Hauptdomain versenden. Oder über eine Subdomain, die Sie außerhalb von Inxmail Professional anderweitig nutzen.

Das bedeutet, sie verwenden dieselbe Domain für verschiedene Versandquellen, z.B:

• Newsletter

• Transaktionsmails wie Bestellbestätigungen, Rechnungsbestätigungen

• Ihre alltäglichen Geschäftsmails.

Durch diese Vermischung kann es zu großen Reputationsproblemen kommen. Wenn z.B. aus Ihrem Newsletterversand Reputationsverluste entstehen, wirken sich diese Reputationsverluste auch auf ihre Alltags-E-Mails aus.

Differenziert man dagegen die Mailtypen voneinander, so baut jede Domain ihre eigene Reputation auf, und die Versandquellen stören sich gegenseitig nicht.

Wieso ist die Einrichtung von Szenario 3 so komplex und fehleranfällig?

Innerhalb einer Firma gibt es viele Systeme, die in Ihrem Namen E-Mails versenden. Das sind z.B. Job-Portale, Social Media-Dienste oder Akquise-Kanäle. Diese Kanäle existieren oft, ohne dass die IT-Abteilung in Ihrem Unternehmen überhaupt davon weiß. Man spricht auch von Schatten-IT. Nicht alle diese Dienste signieren Ihre E-Mails per DKIM – oder halten sich an die sonstigen technischen Zustellbarkeits-Standards.

Wenn Sie mit Szenario 3 arbeiten wollen, müssen Sie die DMARC-Policy Ihrer Hauptdomain auf "reject", mindestens aber auf "quarantine" setzen. Dazu müssen Sie sicherstellen, dass alle Systeme, die in Ihrem Namen E-Mails versenden, sich an Ihre Zustellbarkeits-Standards halten. In der Praxis bedeutet das: 

• Sie müssen komplexe XML-Berichte generieren und auswerten, in denen Sie über IP-Adressen alle Programme und Dienste ermitteln, die in Ihrem Namen E-Mails versenden.

• Sie müssen mit fremden Dienstleistern kommunizieren und die Dienstleister dazu zwingen, Ihre E-Mails per DKIM zu signieren und sich an Ihre Zustellbarkeits-Standards zu halten.

Dieser Prozess ist sehr aufwendig und kann je nach IT-Infrastruktur Jahre in Anspruch nehmen.

Fazit: Das Einrichten einer eigenen Subdomain, die Sie ausschließlich für Inxmail Professional verwenden, ist der einfachste und sicherste Weg, Ihre Domain zu schützen. Nutzen Sie Szenario 1 oder Szenario 2, um diesen Weg zu gehen.

Indem Sie den Agenten Versand-Domains nutzen, übertragen Sie die Verwaltung Ihrer Subdomain an Inxmail. Das bedeutet: Sie können alle E-Mail-Adressen, die auf Ihrer authentifizierten Subdomain liegen, nicht (mehr) mit normalen Postfächern außerhalb von Inxmail Professional verwalten.

Die Catch-All-Weiterleitungsadresse, die Sie hier hinterlegen, sammelt alle Antworten an E-Mail-Adressen auf Ihrer Subdomain und leitet sie an die Weiterleitungsadresse weiter. Die Weiterleitungsadresse fungiert also als Standard-Antwortadresse für Ihre Mailings. Bounce-Nachrichten werden wie üblich im Agenten Posteingang & Bounces in Inxmail Professional angezeigt.

Sie können Ausnahmen definieren, wenn Sie möchten, dass Antworten an bestimmte E-Mail-Adressen auf Ihrer Subdomain nicht an die Catch-All-Weiterleitungsadresse zugestellt werden.

Sie sind gerade im Prozess der Authentifizierung einer Subdomain, z.B. subdomain.example.com. Dann darf die Domain der Weiterleitungsadresse nicht auf der Subdomain subdomain.example.com liegen, die Sie gerade authentifizieren.

Die Weiterleitungsadresse darf auf Ihrer Hauptdomain sein, z.B. reply@example.com. Oder sie darf auf einer anderen Subdomain sein, z.B. reply@mail.example.

Da die Weiterleitungsadresse eine Catch-All-Weiterleitungsadresse würde eine Schleife entstehen, wenn die Weiterleitungsadresse auf derselben Subdomain liegt wie die Subdomain, die Sie gerade authentifizieren.

Ein Beispiel 

• Die authentifizierte Subdomain lautet: subdomain.example.com.

• Alle E-Mails an E-Mail-Accounts innerhalb von subdomain.example.com werden an eine zentrale ("Catch-All") Weiterleitungsadresse weitergeleitet. Nehmen wir an, die Catch-All-Weiterleitungsadresse lautet: reply@example.com.

• D.h. alle E-Mails an mail@subdomain.example.com werden an die Weiterleitungsadresse reply@example.com weitergeleitet.

• Wenn nun die Weiterleitungsadresse anstatt reply@example.com reply@subdomain.example lauten würde, würde folgendes entstehen:

• Alle E-Mails an mail@subdomain.example.com werden an reply@subdomain.example weitergeleitet.

• Da aber reply@subdomain.example.com auf subdomain.example.com liegt, greift die Catch-All-Weiterleitung und die E-Mail landet in einer Schleife: Sie wird immer wieder von reply@subdomain.example.com an reply@subdomain.example.com weitergeleitet und kommt nie an.

Kurz gesagt: Die Weiterleitungsadresse darf nicht auf der Subdomain liegen, die Sie gerade authentifizieren, damit Ihre E-Mails an die Weiterleitungsadresse nicht abermals weitergeleitet werden, sondern ankommen.

Ja, hinter der Weiterleitungsadresse muss eine echte E-Mail-Adresse und ein real existierendes Postfach stecken, damit Ihre E-Mails ankommen.

Die Postfächer für die E-Mail-Adressen in den Listen-Einstellungen dagegen müssen nicht real existieren, sondern die Adressen dürfen fiktiv sein, da sie ohnehin an die Weiterleitungsadresse weitergeleitet werden.

Antworten auf Ihre Mailings gehen künftig im Posteingang Ihrer Weiterleitungsadresse ein. D.h. die Antworten auf Ihre Mailings werden nicht mehr im Agenten Posteingang & Bounces in Inxmail Professional angezeigt.

Hinweis: Wenden Sie sich an Ihre Inxmail Kontaktperson oder Care-Consulting@inxmail.de, wenn Sie möchten, dass Antworten auf Ihr Mailing im Agenten Posteingang & Bounces angezeigt werden.

Ja. Die Weiterleitungsadresse können Sie im laufenden Betrieb ändern.

Standardmäßig gibt es im Agenten Versand-Domains eine sogenannte Catch-All-Weiterleitung, d.h.: Alle Varianten von *@news.sample-company.org werden an die Weiterleitungsadresse weitergeleitet, die Sie hier angeben.

Wenn Sie nicht möchten, dass alle E-Mails an die hier genannte Weiterleitungsadresse gehen, können Sie Ausnahmen hinterlegen.