Szenario 3 - Authentifizierung Ihrer Absenderdomain

Video Guide: Szenario 3

Szenario 3 sollten Sie nur in absoluten Ausnahmefällen verwenden. Generell raten wir Ihnen davon ab.

Wichtig: In Szenario 3 müssen Sie viele Einstellungen manuell selbst vornehmen. Diese Änderungen sollten Sie nur als erfahrener IT-/ Mailserver-Administrator durchführen. Bei falscher Einrichtung riskieren Sie Reputationsprobleme, die Einfluss auf Ihre eingesetzte Hauptdomain oder Subdomain haben.

Wenn Sie mit Szenario 3 arbeiten, bedeutet dass, dass Sie Ihre E-Mails in Inxmail Professional über eine Hauptdomain versenden. Oder über eine Subdomain, die Sie außerhalb von Inxmail Professional anderweitig nutzen.

Das bedeutet, sie verwenden dieselbe Domain für verschiedene Versandquellen, z.B:

  • Newsletter

  • Transaktionsmails wie Bestellbestätigungen, Rechnungsbestätigungen

  • Ihre alltäglichen Geschäftsmails.

Durch diese Vermischung kann es zu großen Reputationsproblemen kommen. Wenn z.B. aus Ihrem Newsletterversand Reputationsverluste entstehen, wirken sich diese Reputationsverluste auch auf ihre Alltags-E-Mails aus.

Differenziert man dagegen die Mailtypen voneinander, so baut jede Domain ihre eigene Reputation auf, und die Versandquellen stören sich gegenseitig nicht.

Innerhalb einer Firma gibt es viele Systeme, die in Ihrem Namen E-Mails versenden. Das sind z.B. Job-Portale, Social Media-Dienste oder Akquise-Kanäle. Diese Kanäle existieren oft, ohne dass die IT-Abteilung in Ihrem Unternehmen überhaupt davon weiß. Man spricht auch von Schatten-IT. Nicht alle diese Dienste signieren Ihre E-Mails per DKIM – oder halten sich an die sonstigen technischen Zustellbarkeits-Standards.

Wenn Sie mit Szenario 3 arbeiten wollen, müssen Sie die DMARC-Policy Ihrer Hauptdomain auf "reject", mindestens aber auf "quarantine" setzen. Dazu müssen Sie sicherstellen, dass alle Systeme, die in Ihrem Namen E-Mails versenden, sich an Ihre Zustellbarkeits-Standards halten. In der Praxis bedeutet das: 

  • Sie müssen komplexe XML-Berichte generieren und auswerten, in denen Sie über IP-Adressen alle Programme und Dienste ermitteln, die in Ihrem Namen E-Mails versenden.

  • Sie müssen mit fremden Dienstleistern kommunizieren und die Dienstleister dazu zwingen, Ihre E-Mails per DKIM zu signieren und sich an Ihre Zustellbarkeits-Standards zu halten.

Dieser Prozess ist sehr aufwendig und kann je nach IT-Infrastruktur Jahre in Anspruch nehmen.

Fazit: Das Einrichten einer eigenen Subdomain, die Sie ausschließlich für Inxmail Professional verwenden, ist der einfachste und sicherste Weg, Ihre Domain zu schützen. Nutzen Sie Szenario 1 oder Szenario 2, um diesen Weg zu gehen.

Szenario 3 ist nur in folgenden Fällen sinnvoll:

  • Sie möchten Ihre Hauptdomain als Versanddomain nutzen.

  • Sie möchten die Hauptdomain bzw. Subdomain, die Sie im Agenten Brand Identity Protection nutzen, außerhalb von Inxmail Professional noch für andere Zwecke verwenden.

Voraussetzung: Sie authentifizieren Ihre Haupt- bzw. Subdomain bereits per DMARC-Policy "reject" oder "quarantine" (außerhalb von Inxmail Professional). Mit der DMARC-Policy "none" ist Ihre Domain nicht geschützt.

Hinweis: Um Ihre Hauptdomain vor Reputationsverlusten zu schützen, empfehlen wir Ihnen, eine Subdomain als Versanddomain zu verwenden. Dafür arbeiten Sie am besten mit Szenario 1 oder Szenario 2.

  1. Bei diesem Szenario ist gewährleistet, dass die Technologien SPF und DKIM zur E-Mail-Authentifizierung berücksichtigt werden. Je nachdem, wie Ihre Domain außerhalb von Inxmail Professional per DMARC authentifiziert wurde, ist die DMARC-Authentifizierung unter bestimmten Umständen valide. Dies muss von einem erfahrenen IT-/ Mailserver-Administratoren geprüft werden.  Bei korrekter Einrichtung ist Ihre Domain vor fremdem Missbrauch durch Cyberkrimelle geschützt.

    Voraussetzung: Der empfangende Mailserver bzw. Spamfilter interpretiert DMARC.

  2. Durch das Authentifizieren Ihrer Absenderdomain entfällt die Anzeige der Inxmail-Absenderdomain, wie sie beispielsweise in den E-Mail-Clients von Outlook, Hotmail oder Gmail erfolgt.

  3. Sie haben Sie die Möglichkeit, Ihre Hauptdomain als Versanddomain zu nutzen.

  4. Sie können Ihre Versanddomain (Hauptdomain oder Subdomain) außerhalb von Inxmail Professional noch für andere Zwecke nutzen.

Nachteile: Bei diesem Szenario haben Sie folgende Nachteile im Vergleich zu Szenario 1 und 2:

  • Keine Domain Delegation: Sie müssen gegebenenfalls erforderliche Änderungen in der Einrichtung der Domain-Authentifizierung selbst vornehmen. Wenn Sie auf die Domain Delegation verzichten, hat dies keinen Einfluss auf die Zustellbarkeit - sofern Sie alle Einstellungen selbst richtig vornehmen. Unter Umständen kann sich jedoch ein erhöhter Verwaltungsaufwand für Sie ergeben.
  • Kein (automatisches) Domain Alignment: Je nachdem, welche Einstellungen Sie vornehmen, können sich Absender-Domain, Bounce-Domain und die Domains der Mailing-Links in diesem Szenario unterscheiden. Dies wird von vielen E-Mail-Providern und Anti-Spamfiltern negativ bei der Einstufung von E-Mails als Spam bewertet.
  • DMARC: In diesem Szenario müssen Sie Ihre DMARC-Einstellungen selbst vornehmen. Änderungen an der DMARC-Policy können große Auswirkungen auf die Zustellbarkeit von E-Mails Ihrer Domain haben (auch außerhalb von Inxmail Professional). Änderungen an der DMARC-Policy sollten nur von erfahrenen IT-/ Mailserver-Administratoren durchgeführt werden

Separate DMARC-Authentifizierung nötig: Arbeiten Sie nur in Szenario 3, wenn Sie Ihre Hauptdomain bereits außerhalb von Inxmail Professional per DMARC-Policy "reject" oder "quarantine" authentifizieren.

Beginnen Sie mit dem Authentifizieren Ihrer Domain im Agenten Brand Identity Protection erst, wenn Sie:

  • Eine Domain festgelegt haben.

  • Ihre Domain bei Ihrem Domain Hoster hinterlegt haben.

  • Sich für ein Umsetzungsszenario entschieden haben. Wir empfehlen Ihnen, mit Szenario 1 oder Szenario 2 zu arbeiten.

Zum Einrichtungsprozess außerhalb des Agenten Brand Identity Protection siehe: Schritt für Schritt zur optimalen Zustellbarkeit.

Schritt für Schritt

  1. Starten Sie den Agenten Brand Identity Protection.

  2. Wählen Sie die Option Verbesserte Zustellbarkeit aus.

  3. Geben Sie im Input-Feld Absenderdomain (From) die Domain ein, die Sie als Absenderdomain in Inxmail Professional verwenden möchten.

  4. Wir empfehlen Ihnen, im Input-Feld Bouncedomain (Return-Path) eine eigene Bounce-Domain zu erfassen. Nur so erreichen Sie ein Domain Alignment – und sie vermeiden Sie, dass Inxmail-Absenderdomains wie inxserver.com oder inxserver.de im technischen E-Mail-Header zu sehen sind.

    Die Bounce-Domain muss eine Subdomain zu Ihrer authentifizierten Hauptdomain sein.

    Die Bounce-Domain ist in den Mailing-Links sichtbar: Die Bounce-Domain ist später in Ihren Mailing-Links sichtbar. Verwenden Sie daher einen möglichst neutralen Namen für Ihre Bounce-Domain, z.B. "mail", "news" oder "newsletter".

  5. Klicken Sie auf Domain authentifizieren.

    Sie gelangen auf die Seite Domainauthentifizierung.

  6. Optional: Hinterlegen Sie Ihr BIMI-Logo.

  7. Hinterlegen Sie Ihre DNS-Einträge bei Ihrem Domain Hoster.

  8. Hinterlegen Sie die authentifizierte Subdomain in den Listeneinstellungen von Inxmail Professional an. Sie müssen die Listeneinstellungen in jeder Liste anpassen, wenn Sie möchten, dass die Einstellungen aus dem Agenten Brand Identity Protection für alle Listen aktiv werden.

  • Sie haben Ihre Domain im Agenten Brand Identity Protection authentifiziert und für Ihre Mailing-Listen aktiviert.

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