Schritt für Schritt zur optimalen Zustellbarkeit

Ziel: Sie authentifizieren eine Subdomain, um Ihre Zustellbarkeit zu optimieren. Die authentifizierte Subdomain nutzen Sie künftig für Ihren E-Mail-Versand in Inxmail Professional.

Ihre Domain darf nur für Inxmail verwendet werden: Legen Sie eine Sub-Domain an, die Sie auschließlich für den E-Mail-Versand via Inxmail verwenden. Wenn Ihre Haupt-Domain z.B. example.com ist, können Sie als Sub-Domain z.B. newsletter.example.com anlegen.

Schritt für Schritt

  1. Legen Sie einen Namen für Ihre Subdomain fest. Halten Sie dabei Rücksprache mit Ihrer IT-Abteilung.

    Eine Internet-Adresse (oder: URL) besteht aus folgenden Teilen:

     

    Eine URL kann eine Subdomain beinhalten, muss es aber nicht.

    • Hauptdomain: example.com

    • Subdomain: subdomain.example.com

    Aus technischen und Performance-Gründen können Sie maximal 50 Domains pro XPRO-Mandant nutzen (als Versanddomain oder als Redirect-URL). Sprechen Sie uns an, falls Ihnen die maximale Anzahl nicht ausreicht.

    Nur wenn Sie eine Subdomain hinterlegen haben Sie alle Optionen, um die Zustellbarkeit Ihrer Mailings zu optimieren.

    Wir empfehlen Ihnen, eine Subdomain einzurichten, die Sie ausschließlich für den Mailversand mit Inxmail Professional nutzen. So vermeiden Sie ungewollte Auswirkungen auf Ihre Hauptdomain und Ihren E-Mail-Verkehr im Alltagsgeschäft.

    Wenn Ihre bisherige Domain eine Subdomain ist, und Sie diese Subdomain ausschließlich für den Versand in Inxmail Professional verwenden, können Sie Ihre bisherige Subdomain im den Agenten Versand-Domainsauthentifizieren und weiterverwenden.

    Wenn nicht, sollten Sie eine neue Subdomain anlegen. Nur, wenn Sie Ihre Subdomain für Inxmail Professional von Ihrer Hauptdomain und Ihren Alltags-E-Mails trennen, können Sie sich sicher sein, dass es nicht zu ungewollten Reputations-Wechselwirkungen kommt.

    Wir raten Ihnen streng davon ab, Ihre Hauptdomain für den Versand mit Inxmail Professional zu verwenden. Reputationsverluste, die über den Newsletter-Versand entstehen, treffen dann den Kern Ihrer Firma und Marke.

    Rein technisch ist der Versand über Ihre Hauptdomain in Rahmen von Szenario 3 möglich.

    Von Szenario 3 raten wir trotzdem ab. Szenario 3 birgt ein hohes Risiko für Einrichtungsfehler und Reputationsverluste. Die Reputationsverluste sind besonders schwerwiegend, wenn Sie Auswirkungen auf Ihre Hauptdomain und Ihren E-Mail-Verkehr im Alltagsgeschäft haben.

    • Intuitiv denkt man: Die Hauptdomain wirkt vertrauenswürdiger auf Empfänger als eine Subdomain.

    • Technisch ist genau das Gegenteil der Fall: Wenn Sie über Ihre Hauptdomain versenden, die Sie außerhalb von Inxmail Professional anderweitig nutzen, ist es sehr viel aufwändiger und fehleranfälliger, Ihre Mailings mit DMARC zu authentifizieren. Bei Fehlern in der Einrichtung drohen Ihnen Reputationsverluste.

      Deswegen empfehlen wir Ihnen, eine Subdomain anzulegen, die Sie ausschließlich für Inxmail Professional verwenden. Diese Subdomain können Sie in Rahmen von Szenario 1 oder Szenario 2 einfach und sicher authentifizieren.

      Wenn Sie mit Szenario 3 arbeiten, bedeutet dass, dass Sie Ihre E-Mails in Inxmail Professional über eine Hauptdomain versenden. Oder über eine Subdomain, die Sie außerhalb von Inxmail Professional anderweitig nutzen.

      Das bedeutet, sie verwenden dieselbe Domain für verschiedene Versandquellen, z.B:

      • Newsletter

      • Transaktionsmails wie Bestellbestätigungen, Rechnungsbestätigungen

      • Ihre alltäglichen Geschäftsmails.

      Durch diese Vermischung kann es zu großen Reputationsproblemen kommen. Wenn z.B. aus Ihrem Newsletterversand Reputationsverluste entstehen, wirken sich diese Reputationsverluste auch auf ihre Alltags-E-Mails aus.

      Differenziert man dagegen die Mailtypen voneinander, so baut jede Domain ihre eigene Reputation auf, und die Versandquellen stören sich gegenseitig nicht.

      Innerhalb einer Firma gibt es viele Systeme, die in Ihrem Namen E-Mails versenden. Das sind z.B. Job-Portale, Social Media-Dienste oder Akquise-Kanäle. Diese Kanäle existieren oft, ohne dass die IT-Abteilung in Ihrem Unternehmen überhaupt davon weiß. Man spricht auch von Schatten-IT. Nicht alle diese Dienste signieren Ihre E-Mails per DKIM – oder halten sich an die sonstigen technischen Zustellbarkeits-Standards.

      Wenn Sie mit Szenario 3 arbeiten wollen, müssen Sie die DMARC-Policy Ihrer Hauptdomain auf "reject", mindestens aber auf "quarantine" setzen. Dazu müssen Sie sicherstellen, dass alle Systeme, die in Ihrem Namen E-Mails versenden, sich an Ihre Zustellbarkeits-Standards halten. In der Praxis bedeutet das: 

      • Sie müssen komplexe XML-Berichte generieren und auswerten, in denen Sie über IP-Adressen alle Programme und Dienste ermitteln, die in Ihrem Namen E-Mails versenden.

      • Sie müssen mit fremden Dienstleistern kommunizieren und die Dienstleister dazu zwingen, Ihre E-Mails per DKIM zu signieren und sich an Ihre Zustellbarkeits-Standards zu halten.

      Dieser Prozess ist sehr aufwendig und kann je nach IT-Infrastruktur Jahre in Anspruch nehmen.

      Fazit: Das Einrichten einer eigenen Subdomain, die Sie ausschließlich für Inxmail Professional verwenden, ist der einfachste und sicherste Weg, Ihre Domain zu schützen. Nutzen Sie Szenario 1 oder Szenario 2, um diesen Weg zu gehen.

  2. Richten Sie die neue Subdomain bei Ihrem Domain Hoster ein. Lassen Sie sich dabei von Ihrer IT-Abteilung unterstützen.

    Das Einrichten ist bei jedem Domain Hoster anders. Bitten Sie Ihre IT, die Einrichtung für Sie zu übernehmen und fragen Sie ggf. Ihren Domain Hoster um Hilfe.

    Sie sollten die neue Subdomain ausschließlich für Inxmail Professional verwenden. Nur so vermeiden Sie ungewollte Auswirkungen auf Ihre Alltags-E-Mails .

  3. Entscheiden Sie sich in Absprache mit Ihrer IT für ein Szenario. In allen Szenarien erreichen Sie eine optimale Zustellbarkeit nur, wenn Sie über eine Subdomain arbeiten.

    In Szenario 1 haben Sie langfristig den geringsten Pflegeaufwand. Sie hinterlegen einmalig DNS-Einträge und delegieren damit die Domain an Inxmail. Bei künftigen Änderungen an den Domain-Einträgen übernimmt Inxmail die Anpassungen und Sie haben keine Aufwände.

    Zu Szenario 1

    Szenario 2 unterscheidet sich in der Art der DNS-Einträge von Szenario 1. Hier setzen Sie CNAME und TXT-Einträge ein. Praktische Konsequenz: Sie sind langfristig selbst verantwortlich für die Pflege und ggf. Aktualisierung Ihrer DNS-Einträge (= keine Domain Delegation).

    Was die Auswirkungen auf Ihre Zustellbarkeit angeht, gibt es keinen Unterschied zwischen Szenario 1 und 2. Mit beiden Szenarien sind sie mit Blick auf Ihre Zustellbarkeit gut aufgestellt.

    Zu Szenario 2

    Szenario 3 sollten Sie nur in absoluten Ausnahmefällen verwenden. Generell raten wir Ihnen davon ab. Bei falscher Einrichtung riskieren Sie Reputationsprobleme, die Einfluss auf Ihre eingesetzte Domain haben.

    Zu Szenario 3

    Wenn Sie mit Szenario 3 arbeiten, bedeutet dass, dass Sie Ihre E-Mails in Inxmail Professional über eine Hauptdomain versenden. Oder über eine Subdomain, die Sie außerhalb von Inxmail Professional anderweitig nutzen.

    Das bedeutet, sie verwenden dieselbe Domain für verschiedene Versandquellen, z.B:

    • Newsletter

    • Transaktionsmails wie Bestellbestätigungen, Rechnungsbestätigungen

    • Ihre alltäglichen Geschäftsmails.

    Durch diese Vermischung kann es zu großen Reputationsproblemen kommen. Wenn z.B. aus Ihrem Newsletterversand Reputationsverluste entstehen, wirken sich diese Reputationsverluste auch auf ihre Alltags-E-Mails aus.

    Differenziert man dagegen die Mailtypen voneinander, so baut jede Domain ihre eigene Reputation auf, und die Versandquellen stören sich gegenseitig nicht.

    Innerhalb einer Firma gibt es viele Systeme, die in Ihrem Namen E-Mails versenden. Das sind z.B. Job-Portale, Social Media-Dienste oder Akquise-Kanäle. Diese Kanäle existieren oft, ohne dass die IT-Abteilung in Ihrem Unternehmen überhaupt davon weiß. Man spricht auch von Schatten-IT. Nicht alle diese Dienste signieren Ihre E-Mails per DKIM – oder halten sich an die sonstigen technischen Zustellbarkeits-Standards.

    Wenn Sie mit Szenario 3 arbeiten wollen, müssen Sie die DMARC-Policy Ihrer Hauptdomain auf "reject", mindestens aber auf "quarantine" setzen. Dazu müssen Sie sicherstellen, dass alle Systeme, die in Ihrem Namen E-Mails versenden, sich an Ihre Zustellbarkeits-Standards halten. In der Praxis bedeutet das: 

    • Sie müssen komplexe XML-Berichte generieren und auswerten, in denen Sie über IP-Adressen alle Programme und Dienste ermitteln, die in Ihrem Namen E-Mails versenden.

    • Sie müssen mit fremden Dienstleistern kommunizieren und die Dienstleister dazu zwingen, Ihre E-Mails per DKIM zu signieren und sich an Ihre Zustellbarkeits-Standards zu halten.

    Dieser Prozess ist sehr aufwendig und kann je nach IT-Infrastruktur Jahre in Anspruch nehmen.

    Fazit: Das Einrichten einer eigenen Subdomain, die Sie ausschließlich für Inxmail Professional verwenden, ist der einfachste und sicherste Weg, Ihre Domain zu schützen. Nutzen Sie Szenario 1 oder Szenario 2, um diesen Weg zu gehen.

  4. Richten Sie den Agenten Versand-Domains gemäß Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihr Szenario ein.

  5. Hinterlegen Sie Ihre DNS-Einträge bei Ihrem Domain Hoster. Lassen Sie sich dabei von Ihrer IT-Abteilung unterstützen.

    Die DNS-Einträge im Agenten Versand-Domains ermöglichen es Ihnen, Ihre E-Mails über die Inxmail Server zu versenden und Ihre E-Mails trotzdem über Ihre eigene Subdomain zu authentifizieren und signieren.

    Hier finden Sie weitere Informationen zu den DNS-Einträgen, die Sie bei Ihrem Domain Hoster hinterlegen müssen:

    Das Hinterlegen der DNS-Einträge ist bei jedem Domain Hoster anders. Bitten Sie Ihre IT-Abteilung, die Anpassung für Sie vorzunehmen und fragen Sie ggf. Ihren Domain Hoster um Hilfe.

  6. Hinterlegen Sie Ihre Subdomain in Ihren Listeneinstellungen , damit die Einstellungen aus dem Agenten Versand-Domains auch greifen können.

    Wenn Sie Ihre Subdomain nicht in den Listeneinstellungen hinterlegen, bleiben Ihre Einstellungen im Agenten Versand-Domains wirkungslos, da Sie Ihre Inxmail Professional-E-Mails nicht über Ihre neu authentifizierte Subdomain versenden.