Empfänger·innen importieren

Wir arbeiten dran: Aktuell siehst Du den Import in der ersten Ausbaustufe, das bedeutet: Du kannst auf Basis einer standardisierten Import-Datei einen einfachen Import durchführen. Wir arbeiten dran, sodass Du bald auch komplexere Excel- oder .csv-Dateien mit einer abweichenden Struktur importieren kannst.

Vorbereitung

Bereite eine standardisierte Import-Datei gemäß unseren Vorgaben vor und speichere sie als .csv-Datei im Format UTF-8.

Achte auf Dein Datei- und Datumsformat: Achte darauf, dass Deine .csv-Datei im UTF-8-Format ist und alle Datumsspalten das Format YYYY-MM-DD haben. Nur dann können wir einen korrekten Import gewährleisten.

Arbeite am besten mit unserer Vorlagen-Datei, die Du in Schritt 2 des Import-Dialogs herunterladen kannst. Beachte folgendes, wenn Du sie anpasst und verändert abspeicherst.

Info für Administrator·innen: Hier findest Du eine Zusammenfassung der wichtigsten Vorgaben. Weiterführende technische Infos und Spezifikationen für den Aufbau Deiner .csv-Datei findest Du in der API-Dokumentation.

  • Das Dateiformat ist .csv.

  • Die Zeichensatz-Kodierung ist Unicode (UTF-8).

  • Die erste Zeile enthält Deine Spaltenüberschriften . Die exportierte Vorlagen-Datei enthält bereits alle Deine Spalten (= die Spalten aller Listen und globale Spalten) zum Zeitpunkt des Exports.

    Was passiert wenn die Spaltenüberschriften in meiner .csv-Datei von meinen Spalten in Inxmail abweichen?

    • Spalten, die es nicht in der .csv-Datei gibt, bleiben in Inxmail unverändert. Für neue Empfänger·innen bleiben die Spalten leer bzw. erhalten den Standard-Wert (z.B. Nein für die Tracking Permission).

    • Spalten, die es noch nicht in Inxmail gibt, werden nicht neu angelegt. Die Werte werden nicht importiert.

  • Je nach Spaltentyp gelten zudem folgende Regeln bzgl. Benennung und Format:

    • Datum: Beachte das Format YYYY-MM-DD

      Achte auf Dein Datei- und Datumsformat: Achte darauf, dass Deine .csv-Datei im UTF-8-Format ist und alle Datumsspalten das Format YYYY-MM-DD haben. Nur dann können wir einen korrekten Import gewährleisten.

    • Datum und Uhrzeit: Beachte das Format YYYY-MM-DDThh:mm:ssZ

    • Ja/Nein:

      • Mögliche Werte: "true" oder "false"

    • Tracking Permission:

      • Name der Spalte: "trackingPermission"

      • Mögliche Werte: "GRANTED" für Ja; alle andere Werte oder keine Angabe bedeutet: Nein

    • Hier findest Du weitere Infos zu Spaltentypen und Sonderspalten.

Wenn Du mit Microsoft Excel arbeitest, empfehlen wir Dir, Dich genau an die folgende Anleitung zu halten, damit Du eine Import-Datei im korrekten Format erhältst:

Schritt für Schritt

  1. Erstelle per "Datei" > "Neu" eine leere Arbeitsmappe in Excel.

  2. Wechsel in die Ribbon "Daten" und klicke "Aus Text/CSV".

  3. Wähle die heruntergeladene Inxmail Import-Vorlage aus.

  4. Klicke auf "Importieren".

  5. Wähle unter "Dateiursprung" "Unicode (UTF-8)".

  6. Klicke auf "Daten transformieren".

  7. Klicke in die Vorschau-Tabelle und wähle per Strg + A alle Zellen aus.

  8. Wechsel in die Ribbon "Transformieren" und ändere den Datentyp auf "Text".

    Der Datentyp "Text" garantiert das richtige Datumsformat: Dieser Schritt ist notwendig, damit das Datumsformat korrekt als YYYY-MM-DD aus der Import-Vorlage geladen wird, und nicht von Excel automatisch umformatiert wird. Das Standard-Excel-Format (DD.MM.YYYY) würde einen späteren Import nach XNEW verhindern.

  9. Bestätige den Dialog mit "Aktuelle ersetzen".

  10. Wechsel in die Ribbon "Start" und klicke auf "Schließen & laden"

  11. Ergänze Deine Daten. Stelle dabei sicher, dass alle Datumswerte, die Du hinzufügst, das Format YYYY-MM-DD haben.

  12. Alles fertig? Dann klicke auf "Datei" > "Speichern unter" und wähle einen Speicherort aus.

  13. Vergib einen Dateinamen und wähle als Dateiformat "CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)" aus.

    Andere Dateiformate verursachen Importfehler: UTF-8 ist das einzige gültige .csv-Format für den Import nach XNEW. Andere .csv-Formatierungen können zu fehlerhaften Importen und Datenverlust führen.

  • Du hast die Import-Vorlage nach Excel importiert und als .csv-Datei im Format UTF-8 gespeichert. Lade sie nun in XNEW hoch.

Schritt für Schritt

  1. Klicke im Navigationspunkt "Empfänger·innen" auf Empfänger·innen importieren.

    Für den Import brauchst Du im Bereich "Empfänger·innen" das Rechtepaket "Importe anlegen". Sprich Deine Rechte-Manager·innen an, falls Dir das Recht fehlt.

    Inxmail Standardrollen: Das Rechtepaket ist in den Inxmail Standardrollen "Empfänger-Manager·in" und "Account Vollzugriff" enthalten.

  2. Import-Ziel: Gib an, wohin Du Deine Empfänger·innen importieren möchtest: 

    • Liste: Wähle eine Liste aus, in die Du importieren möchtest. Du kannst nur eine Liste auswählen.

      Beim Import in eine Liste stehen Dir folgende Optionen zur Verfügung:

      • Empfänger·innen erneut anmelden: Wähle diese Option, wenn Du bereits abgemeldete Empfänger·innen erneut an Deine Liste anmelden möchtest. Beachte, dass je nach Deinen Einstellungen in XPRO eventuell Trigger-Mailings wie eine Welcome-Strecke ausgelöst werden können.

      • Angemeldete Empfänger·innen vor dem Import entfernen: Wähle diese Option, wenn Du alle Empfänger·innen aus Deiner Liste löschen möchtest, und nur die neuen Empfänger·innen aus Deiner Import-Datei behalten möchtest.

    • Global: Empfänger·innen, die Du global importierst, erscheinen in keiner Deiner Listen. Somit kannst Du keine Mailings an sie versenden. Ein globaler Import empfiehlt sich, wenn Du die Attribute vorhandener Empfänger·innen über mehrere Listen hinweg aktualisieren möchtest, z.B. wenn Du aktualisierte Daten aus Deinem CRM-System nach XNEW übertragen möchtest. Beim globalen Import werden die Attribute Deiner vorhandenen Empfänger·innen in allen Listen aktualisiert.

    Vorhandene Empfänger·innen: Gib an, wie Du mit Empfänger·innen umgehen möchtest, die bereits in Inxmail vorhanden sind.

    Wert

    Was passiert?
    Keine Änderungen vornehmen Du importierst ausschließlich neue Empfänger·innen und deren Attribute. Du nimmst keine Änderungen an Deinen vorhandenen Empfänger·innen vor.
    Neue Attribute ergänzen Du ergänzt Deine vorhandenen Empfänger·innen um Attribute, für die bislang noch nichts eingetragen war.
    Überschreiben, jedoch nicht mit leeren Werten Du überschreibst vorhandene Attribute mit neuen Werten – aber nicht mit leeren Werten.
    Vollständig überschreiben Du überschreibst alle vorhandenen Werte – eventuell auch mit leeren Werten.

    Wert

    Was passiert?
    Keine Änderungen vornehmen Die Tracking Permission Deiner vorhandenen Empfänger·innen bleibt unverändert.
    Überschreiben, jedoch nicht mit leeren Werten Du überschreibst Deine vorhandene Tracking Permission – aber nicht mit leeren Werten.
    Vollständig überschreiben Du übernimmst 1:1 die Tracking Permission aus Deiner Import-Datei.

    Wie gleicht Inxmail die Empfänger·innen ab? Ein·e Empfänger·in gilt als die·der·selbe Empfänger·in, wenn die E-Mail-Adresse, also der Wert der Spalte "email" identisch ist.

  3. Klicke auf Weiter.

  4. Klicke auf Eine Datei hochladen und wähle Deine vorbereitete Datei gemäß den oben genannten Spezifikationen aus.

  5. Klicke auf Import starten.

  6. Verfolge Deinen Import-Status.

    Wechsel nach XPRO: In XNEW steht Dir der Import-Status derzeit nur sehr eingeschränkt zur Verfügung. Alle Infos findest Du in XPRO.

    Import nicht erfolgreich? Dein Import hat nicht geklappt? Lade die Import-Vorlagen-Datei noch einmal herunter und sieh Dir die oben genannten Spezifikationen zur .csv-Datei genau an. Öffne zum Test Deine .csv-Datei in einem Text-Editor und prüfe, ob Du ein Semikolon als Trennzeichen hast, und ob Dein Datumsformat YYYY-MM-DD ist.

  • Du hast Empfänger·innen über eine einfache .csv-Datei importiert.